Angebot fertig, bevor jemand hinschaut:
Von der Anfrage bis zur Rechnung automatisch.
Jede Raum- oder Kursanfrage hieß früher: Verfügbarkeit prüfen, Angebot in Word tippen, bestätigen, Rechnung schreiben, Kalender blocken, pro Angebot bis zu einer Stunde. Für LUNCA haben wir daraus ein System gebaut, das von der Anfrage bis zur Rechnung fast alles selbst erledigt.
Ausgangssituation
LUNCA vermietet in Stuttgart mehrere Kreativ- und Veranstaltungsräume, vom Studio über das Atelier bis zum Loft und Meetingraum, und bietet zusätzlich Kunstkurse an. Anfragen kamen bereits strukturiert über Formulare herein, doch danach war alles Handarbeit.
Für jede Anfrage musste das Team Verfügbarkeiten prüfen, Kundendaten übertragen, ein Angebot in einer Word-Vorlage bauen, passende Raum- und Kursinfos zusammensuchen, bestätigen, Rechnung schreiben und den Raum manuell im Kalender blocken. Allein ein Angebot dauerte oft zwischen 30 und 60 Minuten, dazu kamen Rückfragen, Zu- und Absagen.
Lösung & Vorgehen
Wir haben für LUNCA ein zentrales Buchungs- und Verwaltungssystem gebaut, das den gesamten Weg von der Anfrage bis zur Rechnung automatisiert. Alle Raum- und Kursanfragen laufen in einem eigenen Dashboard zusammen, in dem das Team prüfen, gegenchecken und freigeben kann.
Schon beim Eingang einer Anfrage erzeugt das System über die Lexoffice-Schnittstelle einen passenden Angebotsentwurf. Das Team prüft die Verfügbarkeit, passt das Angebot bei Bedarf direkt im Tool an und gibt es frei, Änderungen wandern automatisch zurück nach Lexoffice.
Nimmt der Kunde an, erstellt und versendet das System die Rechnung, trägt den Termin in den Kalender ein und blockt den Raum verbindlich. Passende Raum-, Kurs- und Zusatzinfos werden dynamisch als Dokumente beigelegt, und auch Rückfragen und Absagen bleiben zentral im System nachvollziehbar.
Der Kunde stellt seine Raum- oder Kursanfrage über das Formular. Sie erscheint strukturiert im internen Dashboard, sodass das Team sofort den Überblick hat.
Das System legt über die Lexoffice-Schnittstelle direkt einen Angebotsentwurf an. Das Team prüft die Verfügbarkeit und gibt frei, der Kunde erhält das Angebot per E-Mail samt passender Raum- und Kursdokumente.
Der Kunde nimmt an, lehnt ab oder stellt eine Rückfrage. Jede Rückmeldung wird wieder im System erfasst, sodass die gesamte Kommunikation zentral bleibt.
Bei einer Annahme erstellt und versendet das System die Rechnung, trägt den Termin in den Kalender ein und blockt den Raum verbindlich.
Ergebnis
Aus einem zeitaufwendigen, manuellen Ablauf ist bei LUNCA ein weitgehend automatischer geworden. Angebote, Begleitdokumente, Rückmeldungen, Rechnungen und Kalendereinträge laufen heute über ein einziges System.
Der organisatorische Aufwand sinkt dadurch nach Schätzung um rund 90 Prozent. Gleichzeitig gibt es weniger Fehler, Anfragen sind schneller bearbeitet, und das Team behält jederzeit den Überblick über offene Angebote, bestätigte Buchungen und freie Räume.
- Jedes Angebot 30 bis 60 Minuten in einer Word-Vorlage
- Verfügbarkeit, Rechnung und Kalender von Hand
- Infos zu Räumen und Kursen einzeln zusammengesucht
- Angebotsentwurf automatisch beim Anfrageeingang
- Rechnung und Kalendereintrag bei Annahme automatisch
- Alle Anfragen, Angebote und Buchungen zentral im Dashboard
„Früher hat uns jede Anfrage eine halbe Stunde gekostet, heute ist das Angebot fertig, bevor ich überhaupt draufschaue. Wir sehen auf einen Blick, welcher Raum frei ist, und der Kunde bekommt sein Angebot sofort.“
Wiederkehrende Buchungsabläufe automatisieren?
Wir schauen uns euren Weg von der Anfrage bis zur Rechnung an und zeigen in einem kurzen Gespräch, wo ein eigenes System Angebote, Rechnungen und Kalender zuverlässig übernimmt.